Đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam và người nước ngoài có thêm một số giấy tờ so với đăng ký kết hôn trong nước, và phần lớn thời gian chuẩn bị thường nằm ở giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp. Bài này tóm tắt những điểm chính theo các văn bản và hướng dẫn chính thức đang áp dụng tại thời điểm viết. Một số quy định vừa thay đổi hoặc sắp thay đổi, nên có ba điểm cần lưu ý ngay từ đầu.
Ba thay đổi đáng chú ý
- Nơi đăng ký: từ ngày 01/7/2025, theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương hai cấp, việc đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài thuộc UBND cấp xã (xã, phường), thay vì UBND cấp huyện như trước (theo hướng dẫn trên cổng thông tin phổ biến giáo dục pháp luật của Cần Thơ). Một số trang hướng dẫn cũ hoặc chưa cập nhật vẫn ghi cấp huyện hoặc Sở Tư pháp.
- Luật Hộ tịch mới: Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 được ban hành ngày 23/04/2026, có hiệu lực từ ngày 01/3/2027 và thay thế Luật Hộ tịch 2014 (theo Công báo và Bộ Tư pháp). Tại thời điểm viết bài, thủ tục vẫn thực hiện theo Luật Hộ tịch 2014 và Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Nếu bạn dự định đăng ký sau tháng 3/2027, hãy kiểm tra lại hồ sơ theo quy định mới.
- Apostille: từ ngày 11/9/2026, Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam và thay đổi cách chứng nhận giấy tờ công nước ngoài, xem phần “Giấy tờ nước ngoài” bên dưới.
Nộp hồ sơ ở đâu?
Theo các hướng dẫn hiện hành, hồ sơ nộp tại UBND xã, phường nơi cư trú của một trong hai bên, qua bộ phận một cửa hoặc trực tuyến trên cổng dịch vụ công. Vì thẩm quyền mới chuyển xuống cấp xã chưa lâu, cách tiếp nhận có thể khác nhau giữa các địa phương. Nên gọi hoặc đến hỏi trước ở UBND xã, phường mình dự định nộp.
Hồ sơ gồm những gì?
Dựa trên thủ tục được đăng trên cổng của UBND xã Bắc Lý, tỉnh Ninh Bình, hồ sơ thường gồm:
- Tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu. Hai bên có thể khai chung một tờ khi nộp trực tiếp; nếu nộp trực tuyến thì dùng mẫu tờ khai điện tử.
- Giấy xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền (của Việt Nam hoặc nước ngoài) xác nhận các bên không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, làm chủ hành vi.
- Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài, do cơ quan có thẩm quyền của nước mà người đó mang quốc tịch cấp, xác nhận hiện không có vợ hoặc chồng.
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu của người nước ngoài; xuất trình bản chính để đối chiếu.
- Giấy tờ tùy thân của công dân Việt Nam (căn cước/CCCD hoặc hộ chiếu) để đối chiếu.
Tùy trường hợp, hồ sơ còn có thêm:
- Trích lục ghi chú ly hôn hoặc hủy kết hôn, nếu công dân Việt Nam đã ly hôn ở nước ngoài.
- Văn bản của cơ quan quản lý xác nhận việc kết hôn không trái quy định của ngành, nếu là công chức, viên chức hoặc người trong lực lượng vũ trang.
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp, nếu công dân Việt Nam đang công tác, học tập, lao động có thời hạn ở nước ngoài.
Với phía Việt Nam, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có thể không phải nộp riêng nếu cơ quan đăng ký tra cứu được thông tin trên cơ sở dữ liệu hộ tịch và dân cư. Điều này cũng tùy địa phương.
Giấy tờ nước ngoài: Apostille, hợp pháp hóa và dịch
Đây là phần dễ nhầm nhất. Có ba việc khác nhau:
| Bước | Nội dung | Lưu ý |
|---|---|---|
| Chứng nhận giấy tờ công | Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế. Từ 11/9/2026, Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam: giấy tờ công của nước thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam cần chứng nhận Apostille thay cho hợp pháp hóa lãnh sự. | Nước không phải thành viên vẫn hợp pháp hóa lãnh sự. Giấy tờ đã hợp pháp hóa trước 11/9/2026 vẫn có giá trị. Hãy hỏi UBND nơi nộp giấy tờ của bạn thuộc diện nào. |
| Dịch sang tiếng Việt | Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài cần có bản dịch tiếng Việt. | Dịch cả con dấu, ghi chú và phần chứng nhận của cơ quan nước ngoài. |
| Công chứng, chứng thực bản dịch | Chữ ký người dịch cần được chứng thực theo pháp luật Việt Nam. | Thường làm sau khi giấy tờ đã có chứng nhận Apostille hoặc hợp pháp hóa, để bản dịch bao gồm cả phần chứng nhận. |
Trước 11/9/2026, các hướng dẫn của Sở Tư pháp ghi rõ giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực chữ ký người dịch (xem bài của Sở Tư pháp Đắk Lắk). Sau ngày này, bước đầu tiên có thể đổi sang Apostille, còn các bước dịch và chứng thực bản dịch vẫn do bạn tự chuẩn bị. Giấy xác nhận y tế cấp ở nước ngoài thường cũng phải xử lý như giấy tờ nước ngoài.
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mỗi nước cấp một kiểu. Cùng bài viết nêu Bộ Tư pháp có mẫu tham khảo cho một số nước như Anh, Mỹ, Hàn Quốc để cán bộ đối chiếu. Nếu nước của bạn không cấp loại giấy này, có thể dùng giấy do cơ quan có thẩm quyền nước đó xác nhận bạn đủ điều kiện kết hôn.
Thời hạn của giấy tờ
Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân và giấy xác nhận y tế được tính theo thời hạn ghi trên giấy. Nếu không ghi thời hạn thì chỉ có giá trị 6 tháng kể từ ngày cấp. Cần tính thời gian cho cả Apostille hoặc hợp pháp hóa và dịch thuật, vì giấy có thể hết hạn trước khi hồ sơ được nộp.
Thời gian giải quyết và lệ phí
Theo hướng dẫn của một số địa phương, thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, kéo dài không quá 10 ngày làm việc nếu cần xác minh. Lệ phí do hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định và khác nhau giữa các nơi, nên mức cụ thể cần hỏi UBND nơi nộp. Khi nhận giấy chứng nhận kết hôn, người nước ngoài phải nộp lại giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân và giấy xác nhận y tế đã dùng trong hồ sơ.
Những lỗi thường gặp
- Họ tên trên giấy tờ không khớp với hộ chiếu, chẳng hạn khác thứ tự họ và tên đệm hoặc thiếu tên đệm.
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hết hạn trước khi nộp.
- Nhầm giữa Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự, hoặc làm sai thứ tự so với dịch thuật.
- Bản dịch bỏ sót con dấu hoặc phần chứng nhận.
- Dựa vào hướng dẫn cũ (cấp huyện, Sở Tư pháp, thời hạn khác) thay vì xác nhận với UBND hiện nay.
Phần dịch, công chứng bản dịch và hỗ trợ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ có thể nhờ đơn vị dịch thuật thực hiện; Á ĐÔNG nhận cả các hạng mục này và nhận bản scan qua Zalo hoặc email để báo giá. Việc hồ sơ có được chấp nhận hay không do UBND tiếp nhận quyết định.
Thông tin được cập nhật tháng 10/2026. Quy định và yêu cầu hồ sơ có thể thay đổi; vui lòng xác nhận lại với cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
