Apostille là gì và áp dụng ở Việt Nam từ khi nào
Apostille là một chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ đóng lên giấy tờ công, theo Công ước La Hay năm 1961. Chứng nhận này xác nhận chữ ký, chức danh của người ký và con dấu trên giấy tờ. Apostille không xác nhận nội dung của giấy tờ.
Việt Nam gia nhập Công ước và Công ước có hiệu lực với Việt Nam từ ngày 11/9/2026. Theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP, Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille. Hiện có khoảng 125 nước có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam, trong đó có Hoa Kỳ, Hàn Quốc, Nhật Bản và Trung Quốc.
Với các nước này, giấy tờ công của Việt Nam chỉ cần Apostille, không còn qua bước hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện của nước đến. Chiều ngược lại cũng vậy: giấy tờ do các nước này cấp chỉ cần Apostille của nước cấp khi dùng tại Việt Nam. Giấy tờ đã được hợp pháp hóa trước ngày 11/9/2026 vẫn tiếp tục có giá trị.
Áp dụng Apostille
Khoảng 125 nước, trong đó có Hoa Kỳ, Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc.
Vẫn cần hợp pháp hóa
Đức, Áo, Cộng hòa Séc. Thái Lan: hợp pháp hóa cho tới khi áp dụng Apostille từ ngày 28/02/2027.
Những nước vẫn cần hợp pháp hóa
Đức, Áo, Cộng hòa Séc
Đức, Áo và Cộng hòa Séc đã phản đối việc Việt Nam gia nhập Công ước, nên giữa Việt Nam và ba nước này Công ước chưa áp dụng. Giấy tờ dùng tại Đức, Áo, Séc, hoặc giấy tờ của ba nước này dùng tại Việt Nam, vẫn đi theo thủ tục hợp pháp hóa như trước. Các bạn du học, đoàn tụ gia đình hay làm việc tại Đức nên kiểm tra kỹ điểm này trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Thái Lan và các vùng lãnh thổ đặc biệt
Công ước giữa Việt Nam và Thái Lan có hiệu lực từ ngày 28/02/2027; trước thời điểm đó giấy tờ liên quan đến Thái Lan vẫn cần hợp pháp hóa. Với một số nước có vùng lãnh thổ riêng, cần xác định đúng nơi cấp giấy tờ để chọn thủ tục phù hợp.
Giấy tờ nào có thể xin Apostille
Giấy tờ công của Việt Nam có thể xin Apostille gồm giấy tờ trong hoạt động tố tụng và thi hành án, giấy tờ hành chính do cơ quan có thẩm quyền cấp, văn bản công chứng và giấy tờ được chứng thực. Giấy khai sinh, trích lục kết hôn, phiếu lý lịch tư pháp, bằng tốt nghiệp, bảng điểm, bản sao có chứng thực và bản dịch đã chứng thực chữ ký người dịch là những giấy tờ thường gặp.
Nên hỏi nơi nhận chấp nhận Apostille bản giấy hay điện tử; nếu nơi nhận cần bản giấy mà bạn chỉ có bản điện tử (ví dụ phiếu lý lịch tư pháp qua VNeID), nên xin thêm bản giấy.
Bản dịch đặt ở đâu trong quy trình
Mỗi nơi nhận ở nước ngoài có cách làm riêng: có nơi cần Apostille trên bản gốc, có nơi cần Apostille trên bản dịch đã chứng thực chữ ký người dịch, có nơi cần cả hai. Cách an toàn là hỏi rõ trường học, cơ quan di trú hoặc đối tác nước ngoài trước, rồi mới sắp xếp thứ tự dịch và xin Apostille.
Từ ngày 01/7/2025, thủ tục cho bản dịch là chứng thực chữ ký người dịch. Với giấy tờ nước ngoài dùng tại Việt Nam, sau khi có Apostille của nước cấp, giấy tờ không phải tiếng Việt vẫn cần bản dịch tiếng Việt được chứng thực chữ ký người dịch trước khi nộp cho cơ quan Việt Nam. Người dịch phải là cộng tác viên dịch thuật đã đăng ký tại nơi chứng thực, nên bản tự dịch không mang đi chứng thực được.
Một vài lưu ý từ kinh nghiệm làm hồ sơ
Trước khi bắt đầu, nên xác định ba điều: giấy tờ sẽ dùng ở nước nào, nước đó có áp dụng Công ước với Việt Nam hay không, và nơi nhận cần Apostille trên bản nào. Giấy tờ cho hồ sơ visa thường cần mới trong vòng ba tháng, nên sắp xếp thời gian xin giấy, dịch và Apostille liền mạch.
Á ĐÔNG dịch và hỗ trợ làm thủ tục chứng thực chữ ký người dịch, Apostille và hợp pháp hóa theo yêu cầu của từng nơi nhận. Bạn có thể gửi trước danh sách giấy tờ và nước sử dụng để được hướng dẫn thứ tự thực hiện phù hợp. Việc cấp Apostille, hợp pháp hóa và kết quả hồ sơ do cơ quan có thẩm quyền quyết định.
Á ĐÔNG cung cấp dịch vụ dịch thuật và hỗ trợ hồ sơ, không cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật. Thông tin mang tính tham khảo; yêu cầu cụ thể do cơ quan tiếp nhận hồ sơ quyết định. Thời gian cụ thể được xác nhận trong báo giá.
Nguồn tham khảo
- Nghị định 293/2026/NĐ-CP về chứng nhận Apostille giấy tờ công của Việt Nam.
- Thông báo của Bộ Ngoại giao về việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận Apostille (11/9/2026).
- Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế (HCCH) – bảng tình trạng Công ước Apostille.
- Luật Công chứng 2024 (hiệu lực 01/7/2025).