Hồ sơ Canada, dù là visa thăm thân, giấy phép du học hay các diện khác, đều do Bộ Di trú, Người tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) xét duyệt. IRCC chỉ đọc tiếng Anh và tiếng Pháp, nên giấy tờ bằng tiếng Việt cần có bản dịch đáp ứng đúng cách IRCC mô tả. Bài này tóm tắt các điểm chính trên trang hướng dẫn của IRCC và những chỗ người nộp hồ sơ ở Việt Nam hay vướng.
Nguyên tắc chung của IRCC
Giấy tờ không bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp cần được nộp kèm hai thứ: bản dịch sang một trong hai ngôn ngữ này, và bản gốc (hoặc bản sao có chứng nhận). Trang hướng dẫn nộp hồ sơ Express Entry yêu cầu tải lên bản dịch và bản scan của giấy tờ gốc thành các mục riêng. Hướng dẫn 5269 (giấy phép du học nộp ngoài Canada) cũng yêu cầu gửi bản dịch cùng với giấy tờ.
Lưu ý rằng cách diễn đạt chi tiết giữa các chương trình không hoàn toàn giống nhau, như phần dưới sẽ cho thấy. Hãy đọc hướng dẫn và checklist đúng với loại hồ sơ của bạn.
Hai cách để bản dịch được IRCC chấp nhận
Cách 1: Bản dịch có dấu của dịch giả được chứng nhận
Theo trang Express Entry, dịch giả được chứng nhận (certified translator) là thành viên đang hoạt động tốt của một hiệp hội dịch thuật chuyên nghiệp ở Canada hoặc ở nước ngoài. Tư cách này phải thể hiện bằng con dấu hoặc tem có số hội viên. Người đang trong quá trình xin chứng nhận không được tính.
Hướng dẫn 5269 cho du học mô tả hẹp hơn: dịch giả được chứng nhận là thành viên của tổ chức dịch giả cấp tỉnh hoặc vùng lãnh thổ của Canada, và dịch giả đã được chứng nhận tại Canada không phải nộp affidavit.
Cách 2: Bản dịch kèm affidavit của người dịch
Affidavit là bản tuyên thệ bằng văn bản của người dịch rằng bản dịch chính xác so với bản gốc. Với Express Entry, IRCC nêu đây là phương án chỉ dùng khi không có dịch giả được chứng nhận thực hiện. Những điểm chính:
- Người dịch tuyên thệ trước người có thẩm quyền ở nơi họ cư trú. Ở ngoài Canada, đó là công chứng viên (notary public) hoặc người có chức năng tương đương.
- Người nhận tuyên thệ phải thành thạo tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.
- Affidavit phải nhắc đến cả bản dịch lẫn bản gốc mà người dịch đã dùng.
- Theo Hướng dẫn 5269, affidavit còn nêu cả trình độ ngôn ngữ của người dịch.
Công chứng bản dịch ở Việt Nam có thay được không?
Ở Việt Nam, “công chứng bản dịch” thường là việc công chứng viên chứng nhận chữ ký của người dịch. Trong các trang IRCC được tham khảo, tiêu chí đặt ra là tư cách của người dịch (dấu hội viên) hoặc affidavit, chứ không thấy nêu công chứng bản dịch theo kiểu Việt Nam như một yêu cầu chung. Vì vậy, bản dịch chỉ có dấu công ty hoặc chỉ công chứng chữ ký có được chấp nhận hay không còn tùy chương trình và checklist cụ thể. Nên xác nhận hình thức này trước khi dịch, thay vì dịch xong mới phát hiện thiếu.
Ai không được dịch hồ sơ của bạn?
- Người nộp đơn và người thân. Hướng dẫn 5269 liệt kê rộng: cha mẹ, người giám hộ, anh chị em, vợ hoặc chồng, bạn đời, ông bà, con, cô dì chú bác, cháu và anh chị em họ.
- Người đại diện hoặc tư vấn của hồ sơ. Trang Express Entry nêu rõ họ không được dịch, kể cả khi họ là luật sư, công chứng viên hay dịch giả.
Bản gốc đi kèm bản dịch
Bạn cần nộp bản scan của bản gốc, hoặc của bản sao có chứng nhận (certified photocopy) nếu người dịch làm việc từ bản sao đó. Theo IRCC, người chứng nhận bản sao ghi họ tên, chữ ký, chức danh, tên giấy tờ, ngày chứng nhận và câu “I certify that this is a true copy of the original document”. Ở ngoài Canada, người có thẩm quyền chứng nhận bản sao khác nhau tùy nước; IRCC khuyên kiểm tra với cơ quan địa phương. Người nộp đơn và người nhà không được tự chứng nhận bản sao.
Nếu bạn dùng bản sao chứng thực ở Việt Nam, hãy đối chiếu xem nội dung xác nhận đã đủ các thông tin trên chưa, hoặc hỏi lại đơn vị tư vấn hồ sơ.
Con dấu, chú thích trên giấy tờ
IRCC nêu rằng con dấu và dấu mộc không bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp cũng phải được dịch. Giấy tờ Việt Nam thường có nhiều dấu đỏ, dấu giáp lai, ghi chú viết tay. Khi scan, chụp đủ các trang và mặt sau nếu có nội dung để người dịch không bỏ sót.
Giấy tờ thường gặp trong hồ sơ Canada
- Giấy tờ nhân thân và quan hệ gia đình: giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn.
- Giấy tờ học tập: bằng tốt nghiệp, bảng điểm, học bạ.
- Giấy tờ việc làm và tài chính: hợp đồng lao động, thư xác nhận của công ty, sao kê ngân hàng. IRCC lưu ý thư xác nhận việc làm cho visa thăm thân nên ghi ngày trong vòng 3 tháng trước khi nộp hồ sơ.
Danh sách bắt buộc phụ thuộc diện hồ sơ; văn phòng visa cũng có thể yêu cầu thêm.
Danh sách kiểm tra
- Đã mở checklist chính thức của loại hồ sơ đang nộp và xác định giấy tờ nào không bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.
- Biết hình thức xác nhận bản dịch cần có: dấu dịch giả được chứng nhận hay affidavit.
- Bản dịch không do bản thân hoặc người thân thực hiện.
- Có bản gốc hoặc bản sao có chứng nhận để scan kèm bản dịch.
- Tên riêng, ngày tháng và số liệu trong bản dịch khớp với hộ chiếu và các giấy tờ khác.
- Con dấu, chú thích đã được dịch đầy đủ.
- Các file scan rõ nét, tải lên đúng mục.
Á ĐÔNG nhận dịch có đóng dấu công ty hoặc chứng nhận, công chứng; bạn có thể gửi bản scan để được báo giá. Hình thức xác nhận nào đáp ứng được yêu cầu của IRCC cho từng hồ sơ cần được đối chiếu với checklist trước, và việc dịch thuật không bảo đảm kết quả xét duyệt hồ sơ.
Thông tin được cập nhật tháng 10/2026. Quy định và yêu cầu hồ sơ có thể thay đổi; vui lòng xác nhận lại với cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
