Khi chuẩn bị hồ sơ xin visa, câu hỏi phổ biến nhất là: giấy tờ nào phải dịch, giấy tờ nào để nguyên? Câu trả lời phụ thuộc vào quốc gia, loại visa và cả nơi bạn nộp hồ sơ. Bài này giúp bạn hình dung các nhóm giấy tờ thường gặp và những điều nên kiểm tra trước khi mang đi dịch.
Nguyên tắc chung: giấy tờ không cùng ngôn ngữ với cơ quan tiếp nhận thường cần bản dịch
Nhiều cơ quan di trú yêu cầu giấy tờ không viết bằng ngôn ngữ làm việc của họ phải đi kèm bản dịch. Mỗi nơi quy định khác nhau về hình thức bản dịch. Dưới đây là vài ví dụ từ trang chính thức, chỉ để minh họa chứ không áp dụng cho mọi hồ sơ:
- Canada (IRCC): tài liệu không bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp cần có bản dịch chính thức nộp kèm hồ sơ. Người dịch là thành viên của một hiệp hội dịch thuật chuyên nghiệp (có con dấu ghi số hội viên), hoặc có bản tuyên thệ (affidavit) khi không có người dịch được chứng nhận. IRCC nêu rõ người nộp đơn và người thân không được tự dịch.
- Anh (GOV.UK): tài liệu không bằng tiếng Anh hoặc tiếng Wales cần có bản dịch đầy đủ để Home Office kiểm chứng được. Bản dịch phải có xác nhận của người dịch rằng bản dịch chính xác, ngày dịch, họ tên đầy đủ, chữ ký và thông tin liên hệ.
- Mỹ (USCIS): cần bản dịch tiếng Anh đầy đủ, kèm xác nhận của người dịch rằng bản dịch đầy đủ, chính xác và người dịch đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó. Bản tóm tắt do người dịch soạn không được chấp nhận.
Với các nước khối Schengen, quy định còn phụ thuộc vào đại sứ quán hoặc trung tâm tiếp nhận hồ sơ: theo cổng thông tin của Ủy ban châu Âu, khi hồ sơ nộp tại cơ quan của một nước Schengen khác đại diện cho nước đích, danh mục của nước tiếp nhận được áp dụng và giấy tờ cũng cần dịch sang ngôn ngữ của nước đó.
“Dịch công chứng” không phải lúc nào cũng là yêu cầu duy nhất
Ở Việt Nam, cụm “dịch công chứng” thường được dùng chung cho các bản dịch có xác nhận. Trên thực tế có vài dạng khác nhau:
- Bản dịch có xác nhận của người dịch hoặc của đơn vị dịch thuật (đóng dấu, ký, ghi ngày và thông tin liên hệ).
- Bản dịch được công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch.
- Bản dịch cộng thêm hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ gốc, nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
Cơ quan nhận hồ sơ mới là nơi quyết định bạn cần dạng nào. Nếu danh mục chỉ ghi “certified translation”, hãy tra xem họ định nghĩa thuật ngữ này ra sao, hoặc hỏi trực tiếp trước khi dịch.
Các nhóm giấy tờ thường cần dịch
| Nhóm | Giấy tờ thường gặp | Lưu ý khi dịch |
|---|---|---|
| Nhân thân | Giấy khai sinh, căn cước công dân, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy tờ cư trú, phiếu lý lịch tư pháp | Họ tên và ngày sinh phải khớp với hộ chiếu. Hộ chiếu thường nộp bản sao trang thông tin, ít khi cần dịch. |
| Quan hệ gia đình | Giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh của con, quyết định ly hôn, giấy chứng tử | Tên cha, mẹ, vợ, chồng và con cần thống nhất giữa các giấy tờ. |
| Học vấn | Bằng tốt nghiệp, bảng điểm, giấy xác nhận sinh viên | Giữ nguyên tên môn học, thang điểm và xếp loại như bản gốc. |
| Công việc | Hợp đồng lao động, xác nhận công tác, quyết định nghỉ phép, giấy phép kinh doanh | Chức danh, mức lương, thời gian làm việc cần dịch chính xác vì cơ quan sẽ đối chiếu với các giấy tờ khác. |
| Tài chính | Sổ tiết kiệm, xác nhận số dư, sao kê, xác nhận thu nhập, giấy tờ tài sản | Số tiền, đơn vị tiền tệ và ngày tháng là phần dễ sai nhất. |
Danh mục này chỉ mang tính tham khảo. Visa du lịch, thăm thân, du học, công tác hay định cư sẽ có danh mục riêng, và một số hồ sơ chỉ cần nộp một phần các nhóm trên.
Giấy tờ nào thường không cần dịch?
Giấy tờ đã có sẵn bằng ngôn ngữ của cơ quan tiếp nhận thường không phải dịch. Ví dụ IRCC cho biết tài liệu đã bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp thì không cần dịch. Thư mời, vé máy bay, bảo hiểm du lịch hay chứng chỉ ngoại ngữ do bên nước ngoài cấp thường nằm trong nhóm này. Tuy vậy, hãy đọc danh mục của nơi bạn nộp để chắc chắn.
Những lỗi hay gặp khi dịch giấy tờ làm hồ sơ visa
- Tên không khớp hộ chiếu. Họ tên trong bản dịch nên viết đúng theo cách viết trong hộ chiếu. Hãy mang hộ chiếu để đối chiếu từ đầu.
- Bỏ sót con dấu, chữ ký, ghi chú viết tay. Các phần này cũng là nội dung của giấy tờ và thường phải được dịch hoặc ghi chú trong bản dịch.
- Dịch tóm tắt. Nhiều cơ quan cần bản dịch đầy đủ; USCIS nêu rõ bản tóm tắt là không chấp nhận được.
- Tự dịch hoặc nhờ người thân dịch. Một số nơi, như IRCC, không chấp nhận người nộp đơn hoặc người thân làm người dịch.
- Thiếu trang, thiếu mặt sau. Giấy tờ có nội dung ở mặt sau hoặc trang đính kèm cần được dịch đủ.
- Giấy tờ quá cũ. Một số loại giấy tờ có thời hạn tính từ ngày cấp. Ví dụ GOV.UK khuyên tránh dùng sao kê hoặc thư xác nhận cấp quá 1 năm trước ngày nộp hồ sơ.
Trước khi mang đi dịch, bạn nên
- Đọc danh mục hồ sơ trên trang chính thức của đại sứ quán, lãnh sự quán hoặc cơ quan di trú.
- Xác định hình thức bản dịch được chấp nhận: xác nhận của đơn vị dịch, công chứng hay hợp pháp hóa.
- Chụp hoặc quét rõ toàn bộ giấy tờ, đủ các trang và cả mặt sau.
- Chuẩn bị hộ chiếu để kiểm tra cách viết tên riêng, địa danh.
- Đọc lại bản dịch trước khi nộp, nhất là tên, số và ngày tháng.
Nếu cần nhờ đơn vị dịch, bạn có thể gửi bản scan để được báo giá. Với hồ sơ dưới 20 trang, Á ĐÔNG thường dịch trong ngày, và thời gian cụ thể được xác nhận sau khi xem tài liệu.
Thông tin được cập nhật tháng 10/2026. Quy định và yêu cầu hồ sơ có thể thay đổi; vui lòng xác nhận lại với cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
