Hồ sơ du học thường gồm hai phần: hồ sơ nộp cho trường và hồ sơ xin visa du học. Mỗi bên có danh mục riêng, nên giấy tờ cần dịch cũng khác nhau. Bài này liệt kê các nhóm giấy tờ thường gặp để bạn lên kế hoạch sớm, tránh dồn việc vào sát hạn nộp.
Hồ sơ trường và hồ sơ visa: hai danh mục khác nhau
Trường thường quan tâm đến học lực, năng lực ngoại ngữ và mục tiêu học tập. Cơ quan visa quan tâm đến nhân thân, khả năng tài chính và mục đích nhập cảnh. Có giấy tờ dùng cho cả hai, ví dụ bảng điểm, nhưng yêu cầu về hình thức bản dịch có thể không giống nhau.
Lấy Canada làm ví dụ: trang hướng dẫn xin giấy phép du học của IRCC liệt kê thư chấp nhận nhập học, giấy tờ nhân thân, chứng minh tài chính, thư giải trình (khuyến nghị), và có thể thêm khám sức khỏe hoặc lý lịch tư pháp tùy trường hợp. Mỗi nước một khác, nên bạn cần xem danh mục của đúng quốc gia và chương trình mình nộp.
Giấy tờ học vấn
Đây là nhóm có nhiều trang nhất và thường cần dịch đầu tiên.
Bằng cấp và bảng điểm
- Bằng tốt nghiệp THPT, bằng đại học hoặc cao đẳng, giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời.
- Bảng điểm hoặc học bạ từng năm, từng học kỳ.
- Giấy xác nhận đang theo học, xác nhận xếp hạng (nếu trường yêu cầu).
Những điểm cần lưu ý
- Giữ nguyên thang điểm của trường cũ (thang 10, thang 4…). Người dịch không tự quy đổi sang GPA. Nếu cần quy đổi, hãy hỏi trường xem họ có công cụ riêng không.
- Tên môn học nên dịch thống nhất giữa bảng điểm và đề cương môn học nếu bạn xin miễn giảm tín chỉ.
- Một số trường hoặc quốc gia còn yêu cầu đánh giá văn bằng (credential evaluation) do một tổ chức chỉ định thực hiện. Đây là bước khác với dịch thuật, nên hỏi trường từ sớm.
Chứng chỉ ngoại ngữ như IELTS hay TOEFL vốn bằng tiếng Anh nên thường không cần dịch.
Giấy tờ nhân thân và gia đình
- Giấy khai sinh, căn cước công dân hoặc giấy tờ cư trú nếu danh mục yêu cầu.
- Giấy đăng ký kết hôn nếu bạn đi cùng vợ hoặc chồng.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ cha mẹ và con nếu cha mẹ là người tài trợ.
- Phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe nếu quốc gia đó yêu cầu.
Hộ chiếu thường chỉ cần nộp bản sao trang thông tin. Họ tên trong mọi giấy tờ nên khớp với hộ chiếu, vì sự khác biệt nhỏ cũng có thể khiến cơ quan phải hỏi lại.
Giấy tờ tài chính
Chứng minh tài chính là phần có nhiều quy định riêng nhất, và thường có thời hạn tính theo ngày cấp. Một số ví dụ từ trang chính thức:
- Canada: sao kê ngân hàng của 6 tháng gần nhất, tính cả tháng nộp hồ sơ hoặc tháng liền trước, thể hiện nguồn tiền. Nếu người khác tài trợ, cần thư nêu nghề nghiệp, quan hệ với bạn, số người phụ thuộc và số tiền hỗ trợ.
- Anh: bằng chứng thường cần cho thấy bạn có đủ tiền liên tục 28 ngày, và tài liệu không được cấp quá 31 ngày trước ngày nộp. Giấy tờ phải thể hiện tên chủ tài khoản, tên ngân hàng và số dư.
Danh sách giấy tờ tài chính phải dịch được trình bày chi tiết hơn ở bài riêng về hồ sơ chứng minh tài chính. Điều quan trọng ở đây là giấy tờ ngân hàng nên được lấy vào thời điểm gần ngày nộp, còn bản dịch làm sau khi đã có bản cuối cùng.
Thư giải trình và kinh nghiệm ngoài học tập
Thư giải trình, bài luận, CV hoặc thư giới thiệu thường do bạn hoặc người giới thiệu soạn trực tiếp bằng ngôn ngữ nộp hồ sơ. Nếu thư giới thiệu của thầy cô viết bằng tiếng Việt và trường cần bản tiếng Anh, bạn sẽ cần bản dịch có xác nhận, giống như các giấy tờ khác.
Bản dịch cần đáp ứng yêu cầu gì?
Hãy xem cơ quan tiếp nhận quy định ra sao, rồi mới chọn cách dịch. Hai ví dụ:
- IRCC (Canada) yêu cầu bản dịch chính thức do người dịch được chứng nhận thực hiện, hoặc kèm tuyên thệ nếu không có người dịch chứng nhận. IRCC cũng cho biết bản dịch nhìn chung có giá trị lâu dài, chỉ cần dịch lại khi giấy tờ gốc thay đổi hoặc hết hạn.
- Trang GOV.UK cho diện học tiếng Anh ngắn hạn yêu cầu bản dịch có chứng nhận cho giấy tờ không bằng tiếng Anh hoặc tiếng Wales.
Nếu trường và cơ quan visa yêu cầu hình thức khác nhau, bạn có thể phải làm hai kiểu bản dịch cho cùng một giấy tờ.
Lỗi thường gặp
- Dịch bảng điểm thiếu học kỳ, thiếu ghi chú hoặc dấu mộc.
- Tên môn học, tên trường và chức danh không thống nhất giữa các bản dịch.
- Tự quy đổi điểm hoặc xếp loại thay vì dịch nguyên văn.
- Dùng bản sao mờ, thiếu mặt sau khi gửi dịch.
- Bắt đầu dịch quá sát hạn nộp, trong khi giấy tờ còn phải chờ trường cấp hoặc xác nhận.
Gợi ý sắp xếp thời gian
- Lập danh mục từ trang của trường và của cơ quan visa, đánh dấu giấy tờ nào cần dịch.
- Xin các giấy tờ cần cơ quan khác cấp (bảng điểm, xác nhận) sớm, vì thường mất thời gian.
- Gửi bản scan rõ nét để được báo giá và thời gian dịch. Hãy hỏi đơn vị dịch thời gian cụ thể sau khi họ xem tài liệu, vì thời gian phụ thuộc số trang và ngôn ngữ.
- Kiểm tra lại tên, số và ngày tháng trước khi nộp.
Thông tin được cập nhật tháng 10/2026. Quy định và yêu cầu hồ sơ có thể thay đổi; vui lòng xác nhận lại với cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
