Dịch bằng đại học và bảng điểm cần lưu ý gì?

Bằng đại học và bảng điểm thường được dịch để du học, xin việc ở nước ngoài, định cư, hoặc nộp hồ sơ công nhận văn bằng. Đây là loại tài liệu có nhiều thuật ngữ và chi tiết nhỏ, và chỉ một khác biệt về tên trường hay thang điểm cũng đủ khiến cơ quan tiếp nhận hỏi lại. Bài này nêu những điểm cần lưu ý ở cả hai chiều: văn bằng Việt Nam dùng ở nước ngoài và văn bằng nước ngoài dùng ở Việt Nam.

Bằng và bảng điểm gồm những gì cần dịch

Một bộ hồ sơ thường có bản sao văn bằng và bảng điểm (hoặc phụ lục văn bằng). Hai tài liệu này được lập riêng nhưng đối chiếu với nhau, nên bản dịch cần nhất quán.

• Tên cơ sở đào tạo. Dùng một cách dịch duy nhất ở mọi tài liệu. Nếu trường có tên tiếng Anh chính thức do chính trường công bố, nên ưu tiên cách viết đó.
• Họ tên, ngày sinh. Phải khớp với hộ chiếu và các giấy tờ khác trong hồ sơ, kể cả dấu và thứ tự họ tên.
• Ngành, chuyên ngành, trình độ, hình thức đào tạo. Dịch đúng như ghi trên bằng. Hình thức đào tạo (chính quy, vừa làm vừa học, đào tạo từ xa…) có thể ảnh hưởng đến việc cơ quan tiếp nhận chấp nhận hồ sơ, nên không nên lược bỏ hay diễn đạt lại.
• Xếp loại tốt nghiệp. Dịch sát nghĩa từng hạng, và nếu cần thì kèm chú thích thang điểm của trường.
• Số hiệu, số vào sổ, ngày cấp, người ký và chức danh, con dấu. Đây là phần cơ quan tiếp nhận hoặc cơ quan xác thực dùng để đối chiếu, không nên bỏ sót.

Bảng điểm: thang điểm và chú thích

Bảng điểm là nơi dễ phát sinh sai sót nhất vì có nhiều dòng số liệu và ký hiệu.

• Không tự quy đổi điểm. Giữ nguyên điểm và thang điểm ghi trên bảng điểm (thang 10, thang 4, điểm chữ…). Việc quy đổi sang thang khác, nếu cần, thường do cơ quan tiếp nhận hoặc tổ chức đánh giá bằng cấp thực hiện, không phải do bản dịch. Nếu bạn cần kết quả quy đổi, hãy hỏi trước nơi nộp hồ sơ.
• Tên môn học. Giữ nhất quán một thuật ngữ cho mỗi môn trong toàn bộ bảng điểm, giữ nguyên mã học phần và số tín chỉ.
• Mặt sau và phần chú thích. Nhiều bảng điểm có chú thích về thang điểm, điều kiện xếp loại hoặc ký hiệu đặc biệt (miễn, bảo lưu, đạt/không đạt). Phần này cần được dịch cùng bảng điểm.
• Điểm tổng kết. Điểm trung bình tích lũy, số tín chỉ tích lũy, ngày tốt nghiệp: kiểm tra lại từng con số sau khi dịch, vì đây là phần được đọc nhiều nhất.

Bản gốc, bản sao và chứng nhận bản dịch

Văn bằng chỉ có một bản chính nên thường được dịch từ bản sao. Tùy yêu cầu của nơi nộp hồ sơ, đó có thể là bản sao do cơ sở đào tạo cấp từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực. Hãy hỏi trước loại bản sao nào được chấp nhận, vì chuẩn bị sai loại có thể phải làm lại từ đầu.

Từ 01/7/2025, Luật Công chứng số 46/2024/QH15 không còn quy định công chứng bản dịch; công chứng viên chứng thực chữ ký người dịch (điểm c khoản 1 Điều 18). Cơ quan chứng thực xác nhận chữ ký người dịch, còn người dịch chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.

Văn bằng Việt Nam dùng ở nước ngoài

Từ 11/9/2026, Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam. Theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP, văn bằng, chứng chỉ và giấy xác nhận kết quả học tập, nghiên cứu nằm trong phạm vi giấy tờ công của Việt Nam có thể được cấp Apostille (khoản 2 Điều 10). Hồ sơ có thể nộp bản chính; nếu giấy tờ là bản sao có chứng thực hoặc bản dịch có chứng thực thì nộp chính bản sao hoặc bản dịch đó, và giấy tờ phải còn nguyên vẹn, không tháo rời hay tẩy xóa (điểm b khoản 1 Điều 12).

Một số điểm cần nhớ:

• Apostille chỉ dùng cho nước đích là thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam. Với nước khác, vẫn áp dụng chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự (khoản 3 Điều 5).
• Apostille xác nhận chữ ký, chức danh, thẩm quyền người ký và con dấu, không xác nhận nội dung hay hình thức của văn bằng (Điều 4).
• Nước tiếp nhận quyết định bản dịch phải bằng ngôn ngữ nào, ai được dịch và chứng nhận ra sao. Bản dịch chứng thực ở Việt Nam có thể chưa đáp ứng yêu cầu của nước đó, nên cần xác nhận trước.
• Cơ quan cấp Apostille do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định. Hãy tra thông báo mới nhất của Bộ Ngoại giao để biết nơi nộp.

Văn bằng nước ngoài dùng ở Việt Nam

Dịch văn bằng không thay cho việc công nhận văn bằng. Văn bằng do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp, khi dùng ở Việt Nam cho những mục đích cần công nhận, được xét công nhận theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Thông tư số 65/2026/TT-BGDĐT, có hiệu lực từ 26/9/2026, thay thế các thông tư trước đó về công nhận văn bằng nước ngoài, với thủ tục thực hiện trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Theo toàn văn do trang Hoatieu đăng tải, hồ sơ có bản sao văn bằng và bản sao phụ lục văn bằng hoặc bảng điểm, kèm bản dịch tiếng Việt có chứng thực chữ ký người dịch. Cũng theo nguồn này, một số trường hợp được nộp bản quét mà không cần bản dịch, trong đó có văn bằng bằng tiếng Anh. Đây là chi tiết nên đối chiếu với văn bản chính thức hoặc hướng dẫn trên Cổng Dịch vụ công trước khi quyết định có dịch hay không.

Ngoài hồ sơ công nhận, văn bằng nước ngoài còn được dùng cho nhiều thủ tục khác (xin việc, hồ sơ lao động, nhập học). Khi đó, giấy tờ của quốc gia thành viên Công ước thường cần Apostille, và nếu không lập bằng tiếng Việt thì phải dịch ra tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực bản dịch (Điều 25 và Điều 27 Nghị định 293/2026/NĐ-CP). Apostille không thay thế các điều kiện riêng của từng thủ tục.

Những lỗi thường gặp

Nên chuẩn bị gì trước khi gửi dịch

• Nơi nộp hồ sơ và yêu cầu về ngôn ngữ dịch, hình thức chứng nhận, có cần Apostille hay không.
• Bản scan rõ nét của bằng, bảng điểm (cả hai mặt) và hộ chiếu để đối chiếu họ tên.
• Tên tiếng Anh chính thức của trường và của ngành đào tạo, nếu trường có công bố.
• Cách viết họ tên đã dùng trong các giấy tờ khác của hồ sơ.

Thông tin được cập nhật tháng 10/2026. Quy định và yêu cầu hồ sơ có thể thay đổi; vui lòng xác nhận lại với cơ quan tiếp nhận hồ sơ.