Không có một danh sách chung cho mọi trường hợp. Giấy tờ nào cần dịch và cần xác nhận theo hình thức nào phụ thuộc vào cơ quan tiếp nhận hồ sơ và mục đích sử dụng. Tuy vậy, có một số nhóm giấy tờ gặp rất thường xuyên khi làm thủ tục có yếu tố nước ngoài. Bài viết này điểm qua các nhóm đó, kèm những điểm cần kiểm tra trước khi đem đi dịch.
Nguyên tắc chung
Hầu hết trường hợp cần dịch rơi vào hai chiều:
- Giấy tờ tiếng nước ngoài nộp cho cơ quan ở Việt Nam: cơ quan thường yêu cầu bản dịch tiếng Việt. Ví dụ, theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP, giấy tờ bằng tiếng nước ngoài dùng để đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt, kèm công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch (Điều 2).
- Giấy tờ Việt Nam dùng ở nước ngoài: yêu cầu do nước tiếp nhận hoặc cơ quan tiếp nhận ở nước đó đặt ra. Việc chứng thực chữ ký người dịch tại Việt Nam áp dụng cho bản dịch giữa tiếng Việt và ngoại ngữ, nhưng nước tiếp nhận có chấp nhận hình thức đó hay không thì phải hỏi chính cơ quan đó.
Từ 01/7/2025, Luật Công chứng 2024 không còn quy định công chứng bản dịch; thay vào đó là chứng thực chữ ký người dịch. Một số văn bản hướng dẫn cũ vẫn dùng cụm từ cũ, vì vậy khi đọc yêu cầu hồ sơ, bạn nên hiểu là bản dịch cần có xác nhận hợp lệ theo quy định hiện hành, rồi hỏi cơ quan tiếp nhận về hình thức cụ thể.
Các nhóm giấy tờ thường gặp
Bảng dưới đây là các ví dụ phổ biến trong thực tế. Đây không phải danh mục bắt buộc của pháp luật; yêu cầu thực tế vẫn do từng cơ quan quyết định.
| Nhóm | Ví dụ giấy tờ | Thường dùng cho |
|---|---|---|
| Nhân thân, hộ tịch | Giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, bản án hoặc quyết định ly hôn, giấy chứng tử | Đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài, nhập tịch, bảo lãnh, định cư |
| Giấy tờ tùy thân, cư trú | Hộ chiếu, thẻ cư trú, giấy xác nhận cư trú, lý lịch tư pháp | Xin visa, thị thực lao động, cư trú, nhập tịch |
| Học tập | Bằng tốt nghiệp, bảng điểm, học bạ, giấy xác nhận sinh viên, chứng chỉ ngoại ngữ | Du học, công nhận văn bằng, xin việc |
| Lao động, y tế | Hợp đồng lao động, xác nhận công tác, sao kê bảo hiểm, giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận tiêm chủng | Xin giấy phép lao động, visa, bảo hiểm |
| Doanh nghiệp, đầu tư | Giấy đăng ký kinh doanh, điều lệ, giấy ủy quyền, biên bản họp, báo cáo tài chính | Thành lập hoặc thay đổi doanh nghiệp có vốn nước ngoài, giao dịch quốc tế |
| Pháp lý, tài sản | Hợp đồng, giấy ủy quyền, di chúc, giấy tờ nhà đất, bản án | Giao dịch tài sản, thừa kế, tố tụng |
Với hồ sơ doanh nghiệp, đầu tư và giao dịch tài sản, quy định có thể khác nhau tùy lĩnh vực và địa phương. Chúng tôi không nêu mức yêu cầu cụ thể ở đây; bạn nên đối chiếu với cơ quan đăng ký hoặc cơ quan giải quyết hồ sơ.
Giấy tờ do nước ngoài cấp: làm theo thứ tự nào?
Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dùng ở Việt Nam, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc theo quy định pháp luật. Điều 32 Nghị định 23/2015/NĐ-CP còn quy định giấy tờ nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự thì không được dịch để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch. Vì vậy, thứ tự thường là: hợp pháp hóa (hoặc Apostille) trước, dịch và chứng thực sau.
Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam từ ngày 11/9/2026. Với giấy tờ công của các nước thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam, chứng nhận Apostille thay cho hợp pháp hóa lãnh sự. Điều này chỉ giải quyết việc xác nhận chữ ký, con dấu của giấy tờ; giấy tờ không lập bằng tiếng Việt vẫn cần bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật Việt Nam (theo thông báo của Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Thượng Hải). Giấy tờ thuộc nước chưa áp dụng Công ước, hoặc thuộc loại nằm ngoài phạm vi Công ước, vẫn đi theo thủ tục cũ.
Giấy tờ không thể dịch để chứng thực
Theo Điều 32 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người dịch không được dịch để yêu cầu chứng thực chữ ký đối với giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt nội dung không hợp lệ; giấy tờ hư hỏng, cũ nát đến mức không xác định được nội dung; giấy tờ đóng dấu mật hoặc ghi rõ không được dịch; giấy tờ có nội dung thuộc diện khoản 4 Điều 22 của nghị định; và giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu giấy tờ của bạn có vết sửa hoặc đã mờ khó đọc, nên xin cấp lại bản mới thay vì cố dịch.
Bản gốc hay bản sao?
Điều này phụ thuộc vào thủ tục. Với hồ sơ hộ tịch, Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định bản sao trong hồ sơ phải là bản cấp từ sổ gốc hoặc bản chứng thực từ bản chính; nếu nộp bản sao không có chứng thực thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu. Khi chứng thực chữ ký người dịch, bản dịch được đính kèm giấy tờ cần dịch theo quy định tại Điều 31 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Vì vậy trước khi dịch, hãy hỏi cơ quan tiếp nhận họ cần bản chính, bản sao chứng thực hay bản sao thường, để bộ hồ sơ khớp nhau.
Chuẩn bị gì để việc dịch diễn ra suôn sẻ
- Chụp hoặc quét đủ tất cả các trang, kể cả mặt sau, trang trống có dấu, ghi chú bên lề và con dấu. Phần bị cắt mất thường là nguyên nhân làm bản dịch phải làm lại.
- Đối chiếu tên riêng với hộ chiếu: họ tên, ngày sinh, địa danh nên viết thống nhất với hộ chiếu hoặc giấy tờ đã dùng trước đó, vì chỉ một chữ lệch cũng có thể khiến cơ quan tiếp nhận yêu cầu giải trình.
- Cho biết mục đích sử dụng và nơi nộp ngay từ đầu để chọn đúng hình thức xác nhận.
- Kiểm tra thời hạn của giấy tờ gốc, ví dụ giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hay lý lịch tư pháp thường có thời hạn do cơ quan tiếp nhận quy định.
Nếu chưa chắc giấy tờ của mình thuộc nhóm nào, bạn có thể gửi bản quét qua Zalo, email hoặc biểu mẫu trên website của Á ĐÔNG để được báo giá; việc có cần mang bản gốc hay không tùy loại giấy tờ và thủ tục.
Bản dịch đã công chứng trước đây
Bản dịch đã được công chứng trước ngày 01/7/2025 vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng theo khoản 11 Điều 76 Luật Công chứng 2024. Nếu bạn định dùng lại bản dịch cũ cho hồ sơ mới, hãy hỏi cơ quan tiếp nhận xem họ có chấp nhận nguyên trạng hay yêu cầu thực hiện lại theo thủ tục chứng thực chữ ký người dịch.
Thông tin được cập nhật tháng 10/2026. Quy định và yêu cầu hồ sơ có thể thay đổi; vui lòng xác nhận lại với cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
