Căn cước công dân (CCCD), hộ chiếu và giấy khai sinh là ba loại giấy tờ cá nhân được dịch nhiều nhất cho hồ sơ du học, kết hôn, xin visa, định cư hay làm việc. Mỗi loại có những chỗ dễ sai riêng, và cách chứng nhận bản dịch cũng đã thay đổi trong hai năm gần đây. Bài này giải thích những điều nên biết trước khi gửi giấy tờ đi dịch.
“Dịch công chứng” hiện nay thực chất là gì?
Luật Công chứng số 46/2024/QH15, có hiệu lực từ 01/7/2025, không còn quy định công chứng bản dịch như Luật Công chứng 2014. Theo điểm c khoản 1 Điều 18, công chứng viên thực hiện chứng thực chữ ký người dịch theo pháp luật về chứng thực. Theo các bài phân tích về Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025), Chủ tịch UBND cấp xã cũng có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch.
Điều này có hai hệ quả thực tế:
- Thứ được xác nhận là chữ ký của người dịch, còn người dịch chịu trách nhiệm về độ chính xác của bản dịch. Cơ quan chứng thực không xác nhận nội dung giấy tờ gốc là đúng.
- Bản dịch đã công chứng trước 01/7/2025 vẫn có giá trị sử dụng. Nếu cần dùng lại cho hồ sơ mới, Luật quy định làm thủ tục chứng thực chữ ký người dịch.
Nơi quyết định bản dịch phải được chứng nhận theo hình thức nào vẫn là cơ quan tiếp nhận hồ sơ của bạn (trường học, đại sứ quán, cơ quan xuất nhập cảnh…). Nên hỏi trước khi dịch.
Căn cước công dân và thẻ căn cước
Luật Căn cước 2023 (số 26/2023/QH15) có hiệu lực từ 01/7/2024. Thẻ CCCD cấp trước ngày này vẫn có giá trị đến hết thời hạn in trên thẻ (khoản 1 Điều 46), nên hiện có hai loại thẻ cùng lưu hành. Chứng minh nhân dân chỉ có giá trị sử dụng đến hết 31/12/2024.
Hai loại thẻ in thông tin không hoàn toàn giống nhau. Theo khoản 2 Điều 18, thẻ căn cước in số định danh cá nhân, họ, chữ đệm và tên khai sinh, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, nơi đăng ký khai sinh, nơi cư trú, ngày cấp, ngày hết hạn và nơi cấp. Mẫu CCCD trước đây có những mục khác, chẳng hạn quê quán và nơi thường trú. Vì vậy:
- Gửi ảnh rõ nét của cả hai mặt thẻ. Bản dịch chỉ dịch các mục có trên thẻ, không bổ sung thông tin từ nơi khác.
- Kiểm tra họ tên có dấu và số định danh trên ảnh chụp trước khi gửi. Một chữ số sai trong số định danh sẽ kéo theo rắc rối cho cả hồ sơ.
- Thông tin lưu trong chip không in trên mặt thẻ nên không thuộc phạm vi bản dịch.
Hộ chiếu
Tùy mục đích, cơ quan tiếp nhận có thể chỉ cần trang nhân thân hoặc yêu cầu thêm các trang khác. Những điểm hay bị bỏ sót:
- Cách viết tên. Tên trên hộ chiếu in bằng chữ Latin, thường không dấu. Bản dịch các giấy tờ khác trong cùng hồ sơ (bằng cấp, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn) nên dùng đúng cách viết đó. Tên ghi lệch giữa các giấy tờ là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu giải trình.
- Trang bị chú. Hộ chiếu phổ thông mẫu mới được cấp từ 01/7/2022 không in nơi sinh ở trang nhân thân. Một số hộ chiếu được bổ sung nơi sinh bằng bị chú. Nếu hộ chiếu của bạn có bị chú, cần đưa vào bản dịch.
- Thị thực, dấu xuất nhập cảnh, gia hạn. Chỉ dịch khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu. Hãy xin danh sách trang cần dịch thay vì dịch toàn bộ.
- Hộ chiếu nước ngoài. Giữ nguyên cách viết tên Latin trên hộ chiếu. Nếu có phần tên bằng chữ Hán, Hàn, Nhật, Nga…, hãy cho người dịch biết cách chuyển tự đã dùng trong các giấy tờ khác của hồ sơ.
Giấy khai sinh
Luật Hộ tịch 2014 phân biệt Giấy khai sinh (cấp khi đăng ký khai sinh) với trích lục hộ tịch, trong đó có bản chính trích lục, bản sao cấp từ cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao chứng thực từ bản chính (Điều 4). Khi gửi dịch, nên cho biết bạn đang có loại nào, vì bản dịch phản ánh đúng tiêu đề và hình thức của giấy tờ.
- Dịch đúng như trên giấy. Tên người, tên cha mẹ và địa danh Việt Nam giữ nguyên chữ có dấu, không dịch nghĩa. Tên đơn vị hành chính ghi trên giấy cũ có thể đã thay đổi sau các đợt sắp xếp đơn vị hành chính. Người dịch không tự cập nhật tên mới.
- Ghi chú và dấu. Các ghi chú bên lề, con dấu, chữ ký, chức danh người ký đều là một phần của giấy tờ và theo thông lệ dịch thuật được dịch hoặc mô tả trong bản dịch.
- Ngày tháng. Bản dịch sang tiếng nước ngoài nên ghi tháng bằng chữ để tránh nhầm giữa ngày/tháng và tháng/ngày.
- Thông tin không khớp. Nếu họ tên hoặc ngày sinh trên giấy khai sinh khác với CCCD hay hộ chiếu, người dịch vẫn dịch đúng từng giấy. Sai lệch cần được điều chỉnh tại cơ quan đã cấp giấy tờ, không thể xử lý bằng bản dịch.
Các lỗi thường gặp
| Lỗi | Vì sao quan trọng | Cách tránh |
|---|---|---|
| Ảnh chụp mờ, cắt góc, thiếu mặt sau | Mục bị che có thể bị bỏ sót hoặc phải đoán | Scan hoặc chụp đủ mặt, đủ khung, đủ sáng |
| Tên viết khác nhau giữa các bản dịch | Cơ quan tiếp nhận đối chiếu tên giữa các giấy tờ | Chốt một cách viết theo hộ chiếu và dùng xuyên suốt |
| Bỏ sót con dấu, ghi chú, trang phụ | Bản dịch không đầy đủ so với giấy gốc | Báo cho người dịch mọi trang và ghi chú có trên giấy tờ |
| Tháo rời hoặc làm hỏng bản gốc khi chuẩn bị hồ sơ | Hồ sơ nộp Apostille yêu cầu giấy tờ giữ nguyên vẹn, không tháo rời, tẩy xóa | Không gỡ ghim hay tháo gáy, không tự sửa hay xóa |
Nếu giấy tờ Việt Nam dùng ở nước ngoài
Từ 11/9/2026, Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam. Theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ công của Việt Nam dùng tại quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam được cấp chứng nhận Apostille. Phạm vi này gồm giấy tờ về hộ tịch (như giấy khai sinh), cũng như bản sao hoặc bản dịch đã được chứng thực (Điều 10). Với quốc gia không phải thành viên, vẫn áp dụng chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.
Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille của Việt Nam, còn cơ quan trực tiếp cấp do Bộ trưởng quy định (Điều 6). Theo một bài của Báo Quốc tế, hiện có Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ TP.HCM; hãy kiểm tra thông báo mới nhất của Bộ Ngoại giao. Lưu ý Apostille chỉ xác nhận chữ ký, chức danh, con dấu, không xác nhận nội dung giấy tờ (Điều 4). Việc có cần Apostille, và cần làm trước hay sau khi dịch, còn tùy yêu cầu của nước tiếp nhận.
Nên chuẩn bị gì trước khi gửi dịch
- Nơi nộp hồ sơ và yêu cầu của nơi đó về ngôn ngữ, hình thức chứng nhận bản dịch, thời hạn của giấy tờ.
- Bản scan hoặc ảnh rõ nét của toàn bộ giấy tờ, cả hai mặt.
- Hộ chiếu hoặc một giấy tờ tùy thân để đối chiếu cách viết họ tên.
- Danh sách các giấy tờ khác trong cùng hồ sơ để thống nhất cách viết tên và ngày tháng.
Với Á ĐÔNG, bản scan là đủ để báo giá; có cần mang giấy tờ gốc hay không còn tùy loại giấy tờ và thủ tục, và sẽ được xác nhận sau khi xem hồ sơ.
Thông tin được cập nhật tháng 10/2026. Quy định và yêu cầu hồ sơ có thể thay đổi; vui lòng xác nhận lại với cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
