Câu hỏi “mất bao lâu” hiếm khi có một con số cố định, vì dịch công chứng gồm nhiều bước nối tiếp nhau, mỗi bước do một bên khác nhau thực hiện. Hiểu rõ từng bước giúp bạn ước tính thời gian sát hơn và tránh bị trễ hẹn nộp hồ sơ.
Các bước tạo nên tổng thời gian
Một bộ hồ sơ dịch có xác nhận thường đi qua bốn giai đoạn:
- Chuẩn bị giấy tờ gốc: xin cấp lại, bổ sung, hoặc làm hợp pháp hóa lãnh sự hay Apostille nếu là giấy tờ nước ngoài.
- Dịch: người dịch thực hiện và kiểm tra lại bản dịch.
- Chứng thực chữ ký người dịch: thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền, nếu cơ quan tiếp nhận hồ sơ của bạn yêu cầu hình thức này.
- Cơ quan tiếp nhận xét hồ sơ: bước này nằm ngoài việc dịch, nhưng ảnh hưởng đến thời điểm bạn thực sự cần có bản dịch trong tay.
Giai đoạn 1: chuẩn bị giấy tờ gốc
Đây là giai đoạn dễ làm trễ nhất mà người làm hồ sơ hay bỏ qua. Theo Điều 32 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp mà chưa được hợp pháp hóa lãnh sự thì không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch. Từ ngày 11/9/2026, Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam; với giấy tờ công của các nước thành viên có quan hệ áp dụng, chứng nhận Apostille thay cho hợp pháp hóa lãnh sự. Thời gian cấp chứng nhận này do cơ quan có thẩm quyền quyết định, chúng tôi không nêu con số ở đây; bạn nên hỏi trực tiếp cơ quan đó.
Nếu giấy tờ cũ đã mờ, rách hoặc có chỗ sửa chữa, hãy xin cấp lại ngay. Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc hư hỏng đến mức không xác định được nội dung thuộc diện không được dịch để chứng thực.
Giai đoạn 2: dịch
Thời gian dịch phụ thuộc chủ yếu vào bốn yếu tố:
- Số trang và mật độ chữ: một giấy khai sinh một trang khác hẳn một bộ hồ sơ vài chục trang, nhất là khi có bảng biểu.
- Ngôn ngữ: ngôn ngữ ít phổ biến thường có ít người dịch hơn, nên có thể phải chờ lâu hơn.
- Lĩnh vực: hợp đồng, bản án, hồ sơ y tế hay báo cáo tài chính cần người dịch quen với thuật ngữ chuyên ngành và thường cần soát kỹ hơn.
- Chất lượng bản quét: chữ mờ, bị cắt mép hoặc con dấu khó đọc buộc người dịch phải hỏi lại, và việc này làm chậm tiến độ.
Về phía Á ĐÔNG, hồ sơ dưới 20 trang thường có thể xong trong ngày, và thời gian cụ thể được xác nhận sau khi tài liệu được xem xét. Trường hợp gấp, bạn nên liên hệ qua Zalo để được trao đổi cụ thể. Các đơn vị dịch khác có thể có thời gian khác, nên khi so sánh hãy hỏi rõ thời gian này đã bao gồm khâu chứng thực hay chưa.
Giai đoạn 3: chứng thực chữ ký người dịch
Theo Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (bản ban hành), thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan tiếp nhận, hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Điều 33 của nghị định này cho phép thời hạn chứng thực chữ ký người dịch kéo dài hơn khi có thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu.
Từ 01/7/2025, công chứng bản dịch không còn, và theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/11/2025), thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch thuộc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và công chứng viên. Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã được sửa đổi nhiều lần nên thời hạn thực tế ở từng nơi có thể khác; hãy hỏi cơ quan thực hiện chứng thực về giờ nhận hồ sơ và thời điểm trả kết quả.
Một vài điều làm thời gian ở bước này dài hơn dự kiến:
- Hồ sơ nộp sát giờ đóng cửa hoặc sau 15 giờ có thể được hẹn sang ngày làm việc kế tiếp.
- Người dịch không phải cộng tác viên, tự dịch cho mục đích cá nhân, phải trực tiếp có mặt và ký trước người thực hiện chứng thực (Điều 31 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
- Hồ sơ có nhiều giấy tờ hoặc giấy tờ thuộc diện phải kiểm tra thêm thì có thể cần nhiều thời gian hơn.
Giai đoạn 4: sau khi có bản dịch
Thời gian xét hồ sơ của cơ quan tiếp nhận (hộ tịch, cư trú, du học, đăng ký doanh nghiệp, đại sứ quán và các nơi khác) do chính cơ quan đó quy định và không thuộc phạm vi bài này. Điều cần lưu ý là bản dịch cần có sớm hơn hạn nộp một khoảng đệm, phòng khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu sửa hoặc bổ sung.
Những tình huống thường làm chậm tiến độ
| Tình huống | Vì sao chậm | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hóa hoặc chưa có Apostille | Không dịch để chứng thực được cho đến khi hoàn tất bước này | Xác định sớm giấy tờ nào cần hợp pháp hóa hoặc Apostille |
| Bản quét thiếu trang, mờ | Người dịch phải hỏi lại, hoặc bản dịch bị làm lại | Quét đủ các trang, cả mặt sau và con dấu |
| Tên riêng không khớp hộ chiếu | Phải chỉnh sửa, đôi khi phải giải trình với cơ quan tiếp nhận | Gửi kèm hộ chiếu để đối chiếu cách viết tên |
| Chưa biết cần hình thức xác nhận nào | Dịch xong mới biết phải làm lại hoặc bổ sung chứng thực | Hỏi cơ quan tiếp nhận trước khi dịch |
| Ngôn ngữ hiếm hoặc nội dung chuyên ngành | Ít người dịch phù hợp, cần soát kỹ hơn | Gửi hồ sơ sớm, nêu rõ mục đích sử dụng |
Cách rút ngắn thời gian
- Gửi bản quét sớm để đơn vị dịch xem hồ sơ và xác nhận thời gian thực tế, thay vì chờ đến khi đã sát hạn.
- Hỏi cơ quan tiếp nhận hình thức xác nhận bản dịch họ yêu cầu và số bản cần nộp ngay từ đầu.
- Dịch cùng lúc toàn bộ các giấy tờ của một hồ sơ để cùng được chứng thực trong một lần.
- Nếu cần gấp, nói rõ hạn nộp để đơn vị dịch sắp xếp ưu tiên, đồng thời chuẩn bị sẵn giấy tờ tùy thân và các giấy tờ cần mang theo khi đi chứng thực.
- Để dư một vài ngày làm việc so với hạn cuối, vì không phải bước nào cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn.
Thông tin được cập nhật tháng 10/2026. Quy định và yêu cầu hồ sơ có thể thay đổi; vui lòng xác nhận lại với cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
