Khi cần nộp giấy tờ nước ngoài cho cơ quan ở Việt Nam, hoặc nộp giấy tờ Việt Nam cho một bên ở nước ngoài, người ta thường nghe đến cụm “dịch công chứng”. Cách gọi này vẫn rất phổ biến, nhưng không còn khớp hoàn toàn với quy định pháp luật từ giữa năm 2025. Bài viết giải thích thực chất của việc này, ai là người làm, và những điểm cần xác nhận trước khi dịch.
Dịch thuật công chứng thực chất là gì?
Trong cách nói thông thường, dịch thuật công chứng là bản dịch giấy tờ sang ngôn ngữ khác, có kèm xác nhận của cơ quan có thẩm quyền để cơ quan tiếp nhận biết bản dịch do ai chịu trách nhiệm. Về bản chất, đây là hai việc khác nhau:
- Dịch giấy tờ: do người dịch thực hiện. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng và trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của bản dịch.
- Chứng thực chữ ký người dịch: do cơ quan có thẩm quyền thực hiện, nhằm xác nhận chữ ký trên bản dịch là chữ ký của người dịch.
Nói cách khác, phần được cơ quan nhà nước xác nhận là chữ ký của người dịch; trách nhiệm về nội dung bản dịch thuộc về người dịch. Vì vậy chất lượng của bản dịch vẫn phụ thuộc vào người dịch, không phải vào con dấu đóng sau cùng.
Từ 01/7/2025: không còn “công chứng bản dịch”
Trước đây, Luật Công chứng 2014 có một điều riêng (Điều 61) về công chứng bản dịch. Luật Công chứng 2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, không còn đưa việc này vào phạm vi công chứng. Thay vào đó, công chứng viên được chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực (điểm c khoản 1 Điều 18).
Việc chứng thực chữ ký người dịch được quy định trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP, văn bản đã được sửa đổi nhiều lần. Lần sửa đổi gần đây mà chúng tôi đối chiếu được là Nghị định 280/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/11/2025. Theo thông tin đăng trên Báo Chính phủ về nghị định này, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và công chứng viên đều có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch. Trước đó, việc này chủ yếu do Phòng Tư pháp cấp huyện đảm nhiệm.
Bản dịch đã được công chứng trước ngày 01/7/2025 vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng (khoản 11 Điều 76 Luật Công chứng 2024). Tuy nhiên, nếu cần sử dụng bản dịch đó trong hồ sơ mới, nên hỏi cơ quan tiếp nhận xem họ có yêu cầu thực hiện lại theo thủ tục chứng thực chữ ký người dịch hay không.
Cũng vì lý do này mà bạn vẫn có thể gặp cụm “công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch” trong các văn bản hướng dẫn cũ hoặc trong yêu cầu hồ sơ của một số cơ quan. Ví dụ, Nghị định 123/2015/NĐ-CP về hộ tịch vẫn dùng cách viết này trong bản mà chúng tôi đọc được. Khi gặp tình huống đó, điều cần làm là hỏi cơ quan tiếp nhận họ chấp nhận hình thức xác nhận nào, thay vì suy đoán theo tên gọi.
Người dịch cần đáp ứng điều kiện gì?
Theo Điều 27 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (bản ban hành), người dịch phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng cần dịch, hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch. Với ngôn ngữ không phổ biến, nếu người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ thì phải thông thạo ngôn ngữ cần dịch.
Việc chứng thực được thực hiện thế nào?
Theo Điều 31 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (bản ban hành), thủ tục có hai hướng, tùy người dịch là ai:
- Người dịch là cộng tác viên đã đăng ký chữ ký mẫu: người dịch xuất trình bản dịch. Người thực hiện chứng thực đối chiếu chữ ký trên bản dịch với chữ ký mẫu; nếu nghi ngờ thì yêu cầu người dịch ký trước mặt.
- Người dịch không phải cộng tác viên, tự dịch cho mục đích cá nhân: người yêu cầu phải xuất trình các giấy tờ theo quy định (trong đó có bản dịch đính kèm giấy tờ cần dịch) và ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
Sau đó người thực hiện chứng thực kiểm tra hồ sơ, chỉ chứng thực khi giấy tờ đầy đủ và không thuộc diện bị cấm dịch, rồi ghi lời chứng theo mẫu quy định. Các nghị định sau năm 2015 có điều chỉnh về cơ quan thực hiện, nên chi tiết hồ sơ ở từng nơi có thể khác nhau.
Những giấy tờ không được dịch để chứng thực chữ ký
Điều 32 Nghị định 23/2015/NĐ-CP liệt kê các trường hợp người dịch không được dịch để yêu cầu chứng thực, gồm:
- Giấy tờ đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ.
- Giấy tờ bị hư hỏng, cũ nát đến mức không xác định được nội dung.
- Giấy tờ đóng dấu mật, hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.
- Giấy tờ có nội dung thuộc diện khoản 4 Điều 22 của nghị định (nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội và các trường hợp tương tự).
- Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp hoặc chứng nhận mà chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Điểm cuối cùng thường bị bỏ qua: với giấy tờ nước ngoài, bước hợp pháp hóa (hoặc Apostille, xem bên dưới) phải được làm trước khi dịch để chứng thực, không làm sau.
Dấu của đơn vị dịch và chứng thực của cơ quan nhà nước khác nhau
Nhiều đơn vị dịch thuật đóng dấu công ty lên bản dịch. Dấu này thể hiện đơn vị dịch chịu trách nhiệm về bản dịch; nó không phải là lời chứng của cơ quan có thẩm quyền. Loại nào được chấp nhận là do cơ quan tiếp nhận hồ sơ quy định. Hồ sơ nộp cho cơ quan nhà nước thường yêu cầu bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch, còn các giao dịch giữa doanh nghiệp, hoặc hồ sơ nội bộ, có thể chỉ cần bản dịch có dấu đơn vị dịch. Một số đơn vị, như Á ĐÔNG, nhận cả hai hình thức, nên bạn nên nói rõ mục đích sử dụng từ đầu để chọn đúng loại.
Hợp pháp hóa lãnh sự và Apostille không thay cho bản dịch
Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dùng ở Việt Nam, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc theo quy định của pháp luật. Theo thông tin chính thức từ cơ quan đại diện Việt Nam, Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam từ ngày 11/9/2026. Từ thời điểm đó, giấy tờ công của các nước thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam chỉ cần chứng nhận Apostille thay cho hợp pháp hóa lãnh sự; giấy tờ của nước chưa áp dụng Công ước hoặc nằm ngoài phạm vi của Công ước vẫn đi theo thủ tục cũ.
Cần phân biệt: Apostille hay hợp pháp hóa chỉ xác nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh người ký và con dấu trên giấy tờ, không xác nhận nội dung và không thay thế yêu cầu về ngôn ngữ. Nếu giấy tờ không lập bằng tiếng Việt, cơ quan Việt Nam vẫn cần bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật Việt Nam.
Nên hỏi gì trước khi bắt đầu dịch
- Cơ quan tiếp nhận yêu cầu hình thức nào: chứng thực chữ ký người dịch, hay bản dịch có dấu đơn vị dịch là đủ?
- Cần bao nhiêu bản, và có yêu cầu nộp kèm bản sao hay bản chính của giấy tờ gốc không?
- Giấy tờ nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc có Apostille chưa, và cơ quan có chấp nhận hình thức đó không?
- Giấy tờ có thời hạn hiệu lực không, để tránh dịch xong thì giấy tờ gốc đã quá hạn.
- Với bản dịch từ tiếng Việt sang ngoại ngữ để dùng ở nước ngoài, nước tiếp nhận có yêu cầu riêng về người dịch hoặc hình thức xác nhận không?
Thông tin được cập nhật tháng 10/2026. Quy định và yêu cầu hồ sơ có thể thay đổi; vui lòng xác nhận lại với cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
