Trước ngày 11/9/2026, hầu hết giấy tờ do nước ngoài cấp muốn dùng tại Việt Nam đều phải qua hợp pháp hóa lãnh sự. Từ ngày này, Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam và quy trình đã khác với nhiều nội dung còn lưu hành trên mạng. Bài này giải thích các bước theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP, kèm những trường hợp vẫn cần hỏi lại cơ quan tiếp nhận.
Điều gì đã thay đổi từ 11/9/2026?
Việt Nam nộp văn kiện gia nhập Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) vào ngày 31/12/2025. Bảng tình trạng của Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế (HCCH) ghi nhận Công ước có hiệu lực với Việt Nam từ 11/9/2026. Nghị định 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thi hành cũng có hiệu lực từ ngày này.
Nguyên tắc chính: giấy tờ công của quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam, đã có Apostille do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó cấp, được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và được sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm thủ tục chứng nhận nào (khoản 2 Điều 25). Cơ quan, tổ chức tại Việt Nam không được yêu cầu thêm hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ đã có Apostille hợp lệ (khoản 3 Điều 25).
Bước 1: Xác định giấy tờ có phải “giấy tờ công” không
Apostille chỉ áp dụng cho giấy tờ công. Theo Nghị định, đó là giấy tờ do cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền lập theo pháp luật của nước nơi giấy tờ được lập, gồm giấy tờ của tòa án và cơ quan tư pháp, giấy tờ hành chính, văn bản công chứng, và chứng nhận chính thức trên giấy tờ được ký với tư cách cá nhân (khoản 3 Điều 3). Ví dụ phổ biến: giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, phiếu lý lịch tư pháp, văn bằng và bảng điểm (tùy luật nước cấp).
Giấy tờ do cá nhân hay doanh nghiệp tự lập (ủy quyền, thư mời, hợp đồng…) thường phải được công chứng hoặc chứng thực ở nước sở tại trước thì mới có thể được gắn Apostille. Cách làm cụ thể theo luật của nước cấp giấy tờ, và việc giấy tờ có thuộc phạm vi Công ước hay không cũng do luật nước đó quyết định.
Bước 2: Kiểm tra quan hệ Công ước giữa nước đó và Việt Nam
Không phải mọi nước thành viên Công ước đều áp dụng Công ước với Việt Nam. Nếu một quốc gia thành viên phản đối việc Việt Nam gia nhập theo Điều 12 Công ước, Công ước không có hiệu lực giữa hai nước, và giấy tờ phải đi theo đường hợp pháp hóa lãnh sự (khoản 4 Điều 5). Theo phân tích của hãng luật Baker McKenzie, Áo, Cộng hòa Séc và Đức nằm trong nhóm đã phản đối; thông tin này cần đối chiếu lại với bảng tình trạng HCCH trước khi làm hồ sơ.
| Tình huống | Việc cần làm |
|---|---|
| Nước cấp là thành viên và có quan hệ áp dụng với Việt Nam | Xin Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của nước cấp, sau đó dịch và chứng nhận bản dịch tại Việt Nam |
| Nước cấp không phải thành viên, hoặc đã phản đối Việt Nam gia nhập | Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo pháp luật về chứng nhận lãnh sự, sau đó dịch và chứng nhận bản dịch |
| Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước 11/9/2026 | Tiếp tục có giá trị sử dụng, cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu làm Apostille (điểm a khoản 2 Điều 36) |
| Apostille do nước ngoài cấp trước 11/9/2026 | Được tiếp nhận nếu không thuộc trường hợp bị từ chối tại Điều 26 (khoản 3 Điều 36) |
Một ví dụ cụ thể: Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Thượng Hải thông báo đã ngừng nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công của Trung Quốc thuộc phạm vi Công ước. Người dân cần xin Apostille trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc, và vẫn tiếp tục hợp pháp hóa những giấy tờ nằm ngoài phạm vi Công ước.
Những trường hợp không dùng Apostille hoặc có thể bị từ chối
Điều 26 Nghị định liệt kê các trường hợp giấy tờ có Apostille bị từ chối tiếp nhận tại Việt Nam. Đáng chú ý nhất:
- Giấy tờ không phải giấy tờ công theo luật nước nơi lập, giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự lập, hoặc giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan.
- Apostille không do cơ quan có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được lập cấp, hoặc thiếu tiêu đề bằng tiếng Pháp “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” và các nội dung theo mẫu của Công ước.
- Giấy tờ hoặc Apostille có dấu hiệu giả mạo, tẩy xóa, sửa chữa trái phép, hoặc Apostille đã bị hủy bỏ, thu hồi.
- Nội dung giấy tờ vi phạm pháp luật Việt Nam hoặc trái trật tự công cộng, đạo đức xã hội.
Ngoài ra, nếu điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên (ví dụ hiệp định tương trợ tư pháp song phương) hoặc pháp luật và thực tiễn Việt Nam quy định miễn hoặc không yêu cầu thủ tục này cho loại giấy tờ đó, thì áp dụng quy định ấy (khoản 2 Điều 5). Đây là điểm nên hỏi trực tiếp cơ quan tiếp nhận.
Bước 3: Dịch sang tiếng Việt và chứng nhận bản dịch
Giấy tờ đã có Apostille mà không lập bằng tiếng Việt phải được dịch ra tiếng Việt. Bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác (khoản 1 Điều 27). Từ 01/7/2025, Luật Công chứng số 46/2024/QH15 không còn quy định công chứng bản dịch; công chứng viên chứng thực chữ ký người dịch theo pháp luật về chứng thực, và người dịch chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.
Một số lưu ý thực tế khi chuẩn bị bản dịch:
- Cung cấp đủ giấy tờ gốc cùng trang hoặc tem Apostille, kể cả các tờ đính kèm. Cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu dịch cả phần Apostille để bộ hồ sơ thống nhất, nên hỏi trước.
- Nếu là e-Apostille (Apostille điện tử), cần giữ cả bản điện tử hoặc mã QR. Apostille điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy, và cơ quan tiếp nhận có thể tra cứu qua sổ đăng ký điện tử của nước cấp (khoản 4 Điều 25, khoản 2 Điều 27).
- Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc hư hỏng đến mức không xác định được nội dung thường không được nhận để chứng thực bản dịch. Tốt nhất là xin cấp lại bản mới.
Apostille không thay cho yêu cầu riêng của từng thủ tục
Apostille chỉ xác nhận nguồn gốc của giấy tờ: tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền người ký và con dấu. Nó không xác nhận nội dung giấy tờ là đúng (Điều 4). Vì vậy, một giấy tờ có Apostille vẫn phải đáp ứng điều kiện riêng của thủ tục, như thời hạn giá trị của giấy tờ, mẫu biểu, hay việc công nhận văn bằng và cấp phép lao động. Những yêu cầu này do cơ quan tiếp nhận quy định và có thể khác nhau.
Nếu vẫn cần hợp pháp hóa lãnh sự
Với giấy tờ của nước không phải thành viên, nước đã phản đối, hoặc nhóm giấy tờ nằm ngoài Công ước, thủ tục theo pháp luật về chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự (điểm b khoản 3 Điều 5, khoản 2 Điều 35). Nơi tiếp nhận thường là cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó, nên hãy xem hướng dẫn của đại sứ quán hoặc tổng lãnh sự quán liên quan. Á ĐÔNG hỗ trợ dịch thuật chứng thực và thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho những trường hợp này, và nhận hồ sơ gửi online để xem trước khi báo giá.
Thông tin được cập nhật tháng 10/2026. Quy định và yêu cầu hồ sơ có thể thay đổi; vui lòng xác nhận lại với cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
