Chuẩn bị tài liệu và yêu cầu của nơi tiếp nhận
Gửi bản chụp hoặc scan đủ các trang, cả mặt sau có nội dung, dấu và phần ghi chú. Cho biết hồ sơ dùng tại quốc gia, cơ quan hay trường học nào; kèm hướng dẫn của nơi tiếp nhận nếu có. Bản scan hỗ trợ xem xét báo giá, không mặc nhiên thay thế giấy tờ cần xuất trình khi chứng thực.
Xác nhận thông tin trước khi dịch
Cung cấp cách viết tên riêng theo hộ chiếu hoặc hồ sơ đang sử dụng, ngôn ngữ đích, số bản cần nhận, thời gian mong muốn và phương thức bàn giao. Giữ nguyên nội dung tài liệu gốc; nếu phát hiện sai thông tin, trao đổi về cách xử lý với đơn vị cấp giấy tờ.
Kiểm tra điều kiện chứng thực
Giấy tờ bị sửa chữa không hợp lệ, hư hỏng không xác định được nội dung hoặc thuộc trường hợp không được dịch để chứng thực cần được kiểm tra trước. Với giấy tờ nước ngoài, cung cấp thông tin về nơi cấp và các bước xác nhận đã thực hiện để xác định thủ tục phù hợp.
Á Đông sẽ xem hồ sơ, làm rõ phạm vi dịch vụ và thông báo chi phí, thời gian dự kiến trước khi thực hiện. Chỉ gửi tài liệu qua các kênh liên hệ chính thức.