Không phải giấy tờ nào dùng ở nước ngoài cũng cần hợp pháp hóa lãnh sự. Câu trả lời phụ thuộc vào loại giấy tờ, hướng sử dụng (từ Việt Nam ra nước ngoài hay ngược lại) và quan hệ giữa Việt Nam với nước liên quan. Từ 11/9/2026, Việt Nam còn áp dụng Công ước Apostille, nên với nhiều nước, thủ tục đã đổi sang Apostille.
Ba yếu tố quyết định
1. Giấy tờ có phải là giấy tờ công không
Nghị định 293/2026/NĐ-CP liệt kê các nhóm giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp Apostille, như giấy tờ hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi; phiếu lý lịch tư pháp; văn bằng, chứng chỉ, xác nhận kết quả học tập; giấy khám sức khỏe và giấy tờ y tế; văn bản công chứng (gồm bản sao và bản dịch đã công chứng); văn bản chứng thực (gồm chứng thực chữ ký người dịch).
Giấy tờ không do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập hoặc chưa được công chứng, chứng thực không thuộc phạm vi này. Với loại giấy tờ như vậy, thường phải công chứng hoặc chứng thực trước rồi mới chứng nhận tiếp.
2. Nước dùng giấy tờ là nước nào
- Nước thành viên Công ước Apostille có quan hệ áp dụng với Việt Nam: dùng chứng nhận Apostille.
- Nước không phải thành viên, hoặc thành viên đã phản đối Việt Nam gia nhập: dùng chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Theo thông báo đăng trên cổng của Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh, Đức, Áo và Cộng hòa Séc nằm trong nhóm phản đối; Thái Lan gia nhập nhưng công ước chỉ có hiệu lực từ 28/02/2027.
- Nước có điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận riêng về miễn chứng nhận với Việt Nam: có thể không cần thủ tục nào ở mức giấy tờ đó.
Danh sách quốc gia có quan hệ áp dụng do Bộ Ngoại giao cập nhật và công bố, nên hãy tra bản mới nhất.
3. Bên nhận có thật sự yêu cầu không
Nghị định 293/2026 nêu việc cấp Apostille không bắt buộc nếu giấy tờ được miễn hoặc không yêu cầu chứng nhận theo điều ước quốc tế hoặc theo pháp luật, thực tiễn của nước nơi giấy tờ được sử dụng. Vì vậy, yêu cầu cụ thể của cơ quan nhận ở nước đến luôn là căn cứ quan trọng nhất.
Danh sách kiểm tra nhanh
- Giấy tờ dùng ở đâu, theo hướng nào? Xác định rõ giấy tờ Việt Nam dùng ở nước ngoài hay giấy tờ nước ngoài dùng tại Việt Nam. Nếu nước đó có nhiều vùng lãnh thổ, xác định đúng vùng nơi giấy tờ được cấp hoặc được dùng, không chỉ theo tên quốc gia.
- Đó có phải giấy tờ công, hoặc đã được công chứng, chứng thực chưa? Nếu chưa, hoàn tất bước này trước.
- Bên nhận yêu cầu loại chứng nhận nào? Hỏi trực tiếp cơ quan hoặc tổ chức nhận: Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự hay không cần chứng nhận.
- Nước đến có quan hệ Apostille với Việt Nam không? Nếu có, xin Apostille. Nếu không, đi theo chuỗi chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa.
- Giấy tờ có thuộc diện ngoại lệ không? Giấy tờ do viên chức ngoại giao, lãnh sự lập hoặc giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại, hải quan nằm ngoài phạm vi Apostille nên thường vẫn làm hợp pháp hóa.
- Có cần bản dịch không? Giấy tờ nước ngoài dùng tại Việt Nam nếu không bằng tiếng Việt phải dịch ra tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực bản dịch. Giấy tờ Việt Nam dùng ở nước ngoài thì dịch theo yêu cầu của bên nhận.
- Giấy tờ còn nguyên vẹn, đúng mẫu không? Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa trái phép, có dấu hiệu giả mạo hoặc con dấu, chữ ký không khớp mẫu đã đăng ký sẽ bị từ chối.
Một số tình huống thường gặp
- Nộp hồ sơ du học, việc làm, kết hôn, định cư: bên nhận thường yêu cầu giấy tờ hộ tịch, bằng cấp hoặc lý lịch tư pháp có chứng nhận. Loại chứng nhận cụ thể do cơ quan nhận ở nước đến quyết định.
- Dùng giấy tờ cấp ở nước ngoài để làm thủ tục tại Việt Nam: nếu nước đó có quan hệ Apostille với Việt Nam, giấy tờ có Apostille hợp lệ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự; sau đó cần bản dịch tiếng Việt có công chứng nếu giấy tờ không bằng tiếng Việt.
- Giấy tờ đã hợp pháp hóa từ trước 11/9/2026: tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam, không phải làm lại thành Apostille.
Khi nào nên xác nhận lại với cơ quan
Hãy xác nhận lại khi nước đến mới gia nhập hoặc đang trong giai đoạn chuyển tiếp, khi giấy tờ thuộc nhóm thương mại hoặc hải quan, hoặc khi bên nhận có yêu cầu riêng về thời hạn hiệu lực của giấy tờ. Á ĐÔNG có thể xem bản scan hồ sơ để kiểm tra, nhưng quyết định chấp nhận cuối cùng thuộc cơ quan hoặc đại sứ quán tiếp nhận.
Thông tin được cập nhật tháng 10/2026. Quy định và yêu cầu hồ sơ có thể thay đổi; vui lòng xác nhận lại với cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
